--- title: "Tema 27 – Correo electrónico: Outlook" temario: "Auxiliar Administrativo del Estado (ingreso libre)" tema: 27 url: https://auxiliar-administrativo.com/temario/tema-27-correo-electronico-outlook/ canonical: https://auxiliar-administrativo.com/temario/tema-27-correo-electronico-outlook/ site: https://auxiliar-administrativo.com/ language: es-ES programa_oficial: BOE-A-2025-26262 keywords: [Outlook, correo electrónico, reglas de Outlook, libreta de direcciones, contactos, calendario, tema 27 auxiliar administrativo] source: Elaboración propia a partir del texto consolidado de las normas en boe.es --- # Tema 27 – Correo electrónico: Outlook *Auxiliar Administrativo del Estado (ingreso libre)* · https://auxiliar-administrativo.com/temario/tema-27-correo-electronico-outlook/ ## 27.27.1 – Conceptos elementales del correo electrónico 27.1 Sección 1 de 7 Conceptos elementales del correo electrónico Cifras, plazos y conceptos clave POP3Exchange / Microsoft 365 ### 27.27.1.27.1.1 – El correo electrónico y su funcionamiento #### 27.1.1El correo electrónico y su funcionamiento El correo electrónico transmite mensajes digitales entre buzones identificados por direcciones usuario@dominio, mediante los protocolos SMTP, POP3 e IMAP. El **correo electrónico** (*e-mail*) es el servicio de internet para **enviar y recibir mensajes** (texto, archivos adjuntos) entre usuarios, de forma asíncrona. Cada usuario dispone de un **buzón** identificado por una **dirección de correo** con el formato **usuario@dominio** (por ejemplo, nombre.apellido@ministerio.gob.es): el símbolo **@** (arroba) separa el nombre del usuario del **dominio** del servidor de correo. Funcionamiento: el cliente envía el mensaje al **servidor de correo saliente**, que lo transmite al **servidor de correo del destinatario**, donde queda almacenado en su buzón hasta que el destinatario lo recoge. Protocolos de correo | **Protocolo** | **Función** | **Puerto habitual** | |---|---|---| | **SMTP** (*Simple Mail Transfer Protocol*) | **Envío** de mensajes y transferencia entre servidores | 25 / 587 / 465 | |---|---|---| | **POP3** (*Post Office Protocol*) | **Recepción**: descarga los mensajes al equipo y suele borrarlos del servidor | 110 / 995 | |---|---|---| | **IMAP** (*Internet Message Access Protocol*) | **Recepción** sincronizada: los mensajes permanecen en el servidor y se ven desde varios dispositivos | 143 / 993 | |---|---|---| | **Exchange / MAPI / ActiveSync** | Acceso a buzones de Exchange y Microsoft 365 (correo, calendario, contactos) | — | |---|---|---| | **MIME** | Formato que permite enviar adjuntos y contenido no textual | — | |---|---|---| Se puede acceder al correo con un **cliente de correo** (programa instalado: Outlook, Thunderbird) o con **webmail** (desde el navegador: Outlook en la web). En la Administración, los buzones suelen estar en servidores corporativos (**Exchange / Microsoft 365**), con direcciones institucionales y reglas de uso (confidencialidad, seguridad, uso profesional). ### 27.27.1.27.1.2 – Qué es Outlook 365 #### 27.1.2Qué es Outlook 365 Outlook es el cliente de correo y gestor de información personal de Microsoft 365: correo, calendario, contactos y tareas. **Outlook** es el **cliente de correo y gestor de información personal** de Microsoft 365, con cuatro grandes funciones: **Correo**, **Calendario**, **Personas** (contactos) y **Tareas** (junto con **Notas**). Funciona con cuentas de **Exchange / Microsoft 365**, Outlook.com, Gmail, IMAP y POP. Existen varias versiones: **Outlook clásico** (aplicación de escritorio de Microsoft 365, con todas las funciones), el **nuevo Outlook para Windows** (aplicación web integrada, con interfaz simplificada) y **Outlook en la web** (OWA). Las funciones y la disposición de la cinta varían ligeramente entre ellas. Los datos locales se guardan en un **archivo de datos**: **.pst** (carpetas personales, archivo y copias) y **.ost** (caché sin conexión de una cuenta Exchange). Con la cuenta de Exchange, el **modo de caché** permite trabajar **sin conexión** y sincronizar después. **Copilot en Outlook** (con licencia) ayuda a **redactar, responder, resumir conversaciones largas** y preparar reuniones; el usuario debe revisar siempre el resultado. ## 27.27.2 – El entorno de trabajo de Outlook 27.2 Sección 2 de 7 El entorno de trabajo de Outlook ### 27.27.2.27.2.1 – Elementos de la ventana #### 27.2.1Elementos de la ventana Panel de carpetas, lista de mensajes, panel de lectura, barra de navegación, cinta de opciones y cuadro de búsqueda. Elementos de la ventana de Outlook | **Elemento** | **Función** | |---|---| | **Cinta de opciones** | Pestañas **Archivo, Inicio, Enviar y recibir, Carpeta, Vista, Ayuda** (y contextuales) | |---|---| | **Panel de carpetas** | Árbol de carpetas del buzón y favoritos | |---|---| | **Lista de mensajes** | Mensajes de la carpeta seleccionada (remitente, asunto, fecha, tamaño); los **no leídos** aparecen en negrita | |---|---| | **Panel de lectura** | Muestra el contenido del mensaje seleccionado sin abrirlo | |---|---| | **Barra de navegación** | Cambia entre **Correo, Calendario, Personas, Tareas** y otras | |---|---| | **Cuadro de búsqueda** | Busca en la carpeta actual o en todos los buzones (Ctrl+E) | |---|---| | **Barra de tareas pendientes** | Calendario, citas próximas y tareas | |---|---| Carpetas predeterminadas del correo | **Carpeta** | **Contenido** | |---|---| | **Bandeja de entrada** | Mensajes recibidos | |---|---| | **Borradores** | Mensajes iniciados y guardados sin enviar | |---|---| | **Elementos enviados** | Copia de los mensajes enviados | |---|---| | **Elementos eliminados** | Mensajes borrados (se pueden recuperar hasta que se vacíe) | |---|---| | **Correo no deseado** | Mensajes detectados como *spam* | |---|---| | **Bandeja de salida** | Mensajes pendientes de envío (por falta de conexión o programados) | |---|---| | **Archivo** | Mensajes archivados para conservar sin saturar la bandeja | |---|---| Se pueden **crear carpetas y subcarpetas** propias (botón secundario sobre la cuenta → *Nueva carpeta*) para organizar los mensajes y arrastrar mensajes a ellas. La **vista** de los mensajes puede **ordenarse** (por fecha, remitente, asunto, tamaño, importancia), **agruparse por conversación**, filtrarse (**no leídos**, **con marca**, **con adjuntos**, **menciones**) y se pueden aplicar **categorías de colores** y **marcas** (banderas de seguimiento) para identificar mensajes. Ctrl+Mayús+M inicia un mensaje nuevo. ## 27.27.3 – Enviar, recibir, responder y reenviar mensajes 27.3 Sección 3 de 7 Enviar, recibir, responder y reenviar mensajes ### 27.27.3.27.3.1 – Recibir y leer mensajes #### 27.3.1Recibir y leer mensajes Los mensajes llegan automáticamente o con Enviar y recibir (F9); el panel de lectura permite leerlos y acciones como marcar, categorizar, archivar o eliminar. **Recibir**: Outlook comprueba el servidor periódicamente y muestra una **notificación**; *Enviar y recibir → Enviar y recibir todas las carpetas* (F9) fuerza la comprobación. Se lee un mensaje seleccionándolo (**panel de lectura**) o abriéndolo con doble clic en una ventana. Los **archivos adjuntos** (icono de clip) se abren, **guardan** (*Guardar como*) o **previsualizan**; Outlook bloquea los tipos potencialmente peligrosos (como .exe). Acciones sobre mensajes recibidos: **marcar como leído/no leído**, **marcar con indicador** (para seguimiento), **categorizar**, **anclar**, **archivar**, **mover a carpeta**, **eliminar** (Supr; a *Elementos eliminados*) o **eliminar definitivamente** (Mayús+Supr), **marcar como correo no deseado** o *phishing*, **imprimir** (Ctrl+P), **ignorar** una conversación o **limpiar** conversaciones redundantes. ### 27.27.3.27.3.2 – Responder y reenviar #### 27.3.2Responder y reenviar Responder contesta al remitente; Responder a todos, a todos los destinatarios; Reenviar envía el mensaje a otras personas. Acciones de respuesta | **Acción** | **Atajo** | **Efecto** | |---|---|---| | **Responder** | Ctrl+R | Contesta **solo al remitente**; el asunto lleva el prefijo **RE:** | |---|---|---| | **Responder a todos** | Ctrl+Mayús+R | Contesta al remitente y a **todos** los de *Para* y *Cc* (no a los de **Cco**) | |---|---|---| | **Reenviar** | Ctrl+F | Envía el mensaje a otros destinatarios; prefijo **RV:** (o **FW:**). Los adjuntos se conservan | |---|---|---| | **Reenviar como adjunto** | — | Envía el mensaje original como archivo adjunto | |---|---|---| | **Responder por reunión** | — | Convierte la respuesta en una convocatoria | |---|---|---| Buenas prácticas: usar **Responder a todos** solo cuando sea necesario; revisar **destinatarios** antes de enviar; **no reenviar** cadenas ni información confidencial; mantener el **asunto** descriptivo; conservar el hilo de la conversación para facilitar el seguimiento. ## 27.27.4 – Creación de mensajes 27.4 Sección 4 de 7 Creación de mensajes Cifras, plazos y conceptos clave 20-25 MB ### 27.27.4.27.4.1 – Elementos del mensaje nuevo #### 27.4.1Elementos del mensaje nuevo Para, Cc, Cco, Asunto y cuerpo; adjuntos, firma, formato, importancia y opciones de seguimiento. Un **mensaje nuevo** (Ctrl+Mayús+M; *Inicio → Correo nuevo*) incluye: Campos de un mensaje | **Campo** | **Contenido** | |---|---| | **De** | Cuenta desde la que se envía (si hay varias; se puede enviar en nombre de otro) | |---|---| | **Para** | Destinatarios principales | |---|---| | **Cc** (*con copia*) | Destinatarios que reciben copia **visible** para todos | |---|---| | **Cco** (*copia oculta*, *Bcc*) | Destinatarios que reciben copia sin que los demás lo vean; se utiliza para **envíos masivos** y proteger los datos | |---|---| | **Asunto** | Resumen del tema | |---|---| | **Cuerpo** | Texto del mensaje, con formato | |---|---| | **Adjuntos** | Archivos incluidos | |---|---| | **Firma** | Bloque automático con nombre, cargo y datos de contacto | |---|---| Las direcciones se separan con **punto y coma (;)** y se **autocompletan** (caché de nombres usados). Para **adjuntar** archivos: *Insertar → Adjuntar archivo* (o arrastrarlos); se puede adjuntar un **elemento de Outlook** o un **vínculo a OneDrive** (para archivos grandes; los servidores suelen limitar el tamaño del mensaje a unos **20-25 MB**). Se pueden insertar también **imágenes, tablas, hipervínculos, símbolos y firmas**. **Formato del mensaje**: **HTML** (predeterminado, con formato, imágenes y colores), **texto enriquecido (RTF)** (formato solo entre clientes Outlook/Exchange) y **texto sin formato** (el más seguro y compatible). Otras opciones: **importancia** (alta/baja), **confidencialidad**, **solicitar confirmación de lectura o de entrega**, **retrasar la entrega** (*Opciones → Retrasar entrega*) o **programar envío**, **botones de votación**, **cifrar** y **firmar digitalmente** (S/MIME, con certificado) y **comprobar ortografía** (F7). El mensaje se guarda automáticamente en **Borradores**. Al pulsar **Enviar** (Ctrl+Intro o Alt+E) pasa a la **Bandeja de salida** y después a **Elementos enviados**. ### 27.27.4.27.4.2 – Firmas, respuestas automáticas y buenas prácticas #### 27.4.2Firmas, respuestas automáticas y buenas prácticas Firma automática, respuesta automática de ausencia, y normas de redacción y cortesía en el correo profesional. - **Firma**: *Archivo → Opciones → Correo → Firmas*; se puede crear una para mensajes nuevos y otra para respuestas y reenvíos. - **Respuestas automáticas (fuera de la oficina)**: *Archivo → Respuestas automáticas*; define el periodo de ausencia y mensajes distintos para **dentro** y **fuera** de la organización. - **Recuperar un mensaje enviado** (Outlook clásico, en Elementos enviados): solo funciona en cuentas Exchange si el destinatario aún no lo ha leído. - **Redacción profesional**: asunto claro; saludo y despedida corteses; mensajes breves y estructurados; evitar mayúsculas continuadas, abreviaturas y emoticonos; **revisar** ortografía; respetar la **confidencialidad** y **protección de datos** (art. 5 LOPGD); **desconexión digital** fuera de la jornada laboral (art. 88 LOPGD). - **Seguridad**: comprobar remitentes y enlaces; **no abrir adjuntos** inesperados; no facilitar contraseñas; comunicar a los responsables de seguridad los correos sospechosos de *phishing*. ## 27.27.5 – Reglas de mensaje 27.5 Sección 5 de 7 Reglas de mensaje ### 27.27.5.27.5.1 – Qué son y cómo se crean #### 27.5.1Qué son y cómo se crean Las reglas aplican acciones automáticas a los mensajes que cumplen unas condiciones: mover a una carpeta, categorizar, reenviar, eliminar o notificar. Una **regla de mensaje** es una acción automática que Outlook aplica a los mensajes **recibidos o enviados** que cumplen determinadas **condiciones**. Se crean en *Inicio → Reglas → Crear regla…* (a partir de un mensaje) o *Administrar reglas y alertas → Nueva regla*, que ofrece un **asistente**: 1. **Plantilla**: *Mantenerse organizado* (mover mensajes de alguien a una carpeta, mover mensajes con determinadas palabras, marcar para seguimiento…), *Mantenerse actualizado* (alertas) o **regla en blanco** (al llegar o al enviar). 2. **Condiciones** (*cuando el mensaje…*): proviene de determinadas personas, se envía a, **asunto o cuerpo contiene** palabras, tiene archivos adjuntos, importancia, tamaño, estás en *Cc*, etc. 3. **Acciones** (*hacer lo siguiente*): **mover a una carpeta**, copiar, **eliminar**, **reenviar** a alguien, **categorizar**, marcar con un indicador, mostrar una **alerta** o reproducir un sonido, **responder** con una plantilla, **detener el procesamiento de más reglas**. 4. **Excepciones** (*excepto si…*). 5. **Nombre** y activación; opción de **ejecutarla ahora** sobre los mensajes existentes. Las reglas se ejecutan **en orden** (se puede cambiar la posición); *«Detener procesamiento de más reglas»* evita que se apliquen las siguientes. Las reglas pueden ser de **servidor** (funcionan aunque Outlook esté cerrado) o **solo de cliente** (solo con Outlook abierto, p. ej., al mover a un archivo .pst). Se pueden **desactivar, modificar, eliminar, exportar e importar**. Los **límites de tamaño** de reglas son limitados (cuota en Exchange). ### 27.27.5.27.5.2 – Otras herramientas de organización #### 27.5.2Otras herramientas de organización Filtro de correo no deseado, categorías, marcas, carpetas de búsqueda, limpiar y archivar automáticamente. - **Correo no deseado**: Outlook mueve el *spam* a su carpeta; se puede **bloquear remitentes** o dominios, definir **remitentes seguros** y destinatarios seguros, y elegir el nivel de filtrado. Revisar periódicamente la carpeta por si hay falsos positivos. - **Categorías de color** y **marcas de seguimiento** (hoy, mañana, esta semana, sin fecha, completo). - **Carpetas de búsqueda**: carpetas virtuales que muestran los mensajes que cumplen un criterio (no leídos, importantes, con marca). - **Limpiar**: elimina mensajes redundantes de una conversación o carpeta. - **Archivo y archivado automático**: mueve elementos antiguos al archivo. - **Respuestas rápidas y plantillas** de mensaje (*Partes rápidas*). ## 27.27.6 – La libreta de direcciones y los contactos 27.6 Sección 6 de 7 La libreta de direcciones y los contactos ### 27.27.6.27.6.1 – Contactos y la sección Personas #### 27.6.1Contactos y la sección Personas Los contactos se guardan en la carpeta Personas, con nombre, correos, teléfonos, empresa y otros datos; se pueden agrupar en grupos de contactos. Los **contactos** de Outlook se guardan en la sección **Personas** (Ctrl+3; antes *Contactos*). Cada contacto contiene: **nombre**, **correo(s) electrónico(s)**, **teléfonos**, **empresa, cargo y departamento**, **dirección postal**, **notas**, **fotografía**, cumpleaños y otros campos. Se puede **crear** un contacto desde cero (*Nuevo contacto*, Ctrl+Mayús+C), a partir de un mensaje recibido (botón secundario sobre el remitente → *Agregar a contactos de Outlook*), o **importar** desde un archivo **CSV** o **.pst**; se pueden **exportar** y **compartir** (tarjeta de contacto **vCard**, .vcf). Un **grupo de contactos (lista de distribución)** reúne varios contactos bajo un nombre para **enviar un mensaje a todos** escribiendo solo el nombre del grupo. Se crea con *Nuevo grupo de contactos*, se añaden miembros (de contactos, de la libreta de direcciones o nuevos). Los **contactos** pueden organizarse en **carpetas**, **categorías** y **vistas** (tarjeta, lista, teléfono). ### 27.27.6.27.6.2 – La libreta de direcciones y la lista global #### 27.6.2La libreta de direcciones y la lista global La libreta de direcciones reúne los contactos personales y la Lista global de direcciones de la organización (GAL), accesible al escribir un mensaje. La **libreta de direcciones** (Ctrl+Mayús+B; botón *Libreta de direcciones* de la cinta, o el botón **Para…** al redactar) permite **buscar y seleccionar** destinatarios. Contiene: Libretas de direcciones | **Libreta** | **Contenido** | |---|---| | **Lista global de direcciones (GAL)** | Directorio **de la organización** (Exchange / Entra ID): empleados, buzones compartidos y listas de distribución; la administran los **administradores**, no el usuario | |---|---| | **Contactos** | Los **contactos personales** del usuario | |---|---| | **Listas de direcciones sin conexión (OAB)** | Copia local para uso sin conexión | |---|---| Al escribir un nombre en *Para*, Outlook ofrece **autocompletar** usando las direcciones usadas (caché de **Autocompletar**, que se puede borrar) y los contactos; *Comprobar nombres* (Ctrl+K) resuelve el nombre contra la libreta. Se puede ver la **tarjeta de presentación** de cada persona (presencia, cargo, teléfono) y ver el **organigrama**. ## 27.27.7 – Calendario, tareas y atajos 27.7 Sección 7 de 7 Calendario, tareas y atajos ### 27.27.7.27.7.1 – Calendario y tareas #### 27.7.1Calendario y tareas El calendario gestiona citas, reuniones y eventos con recordatorios; las tareas gestionan pendientes con fecha, prioridad y estado. **Calendario** (Ctrl+2): **cita** (actividad propia), **reunión** (con otros asistentes, **obligatorios u opcionales**: se envían **invitaciones** que se **aceptan, aceptan provisionalmente, rechazan o proponen otra hora**), **evento** (de día completo). Incluye **recordatorios**, **periodicidad** (repetición), **ubicación o reunión de Teams**, **disponibilidad** (libre, ocupado, provisional, fuera de la oficina), **asistente de programación** (muestra la disponibilidad de los asistentes) y la posibilidad de **compartir** el calendario. Vistas: **día, semana laboral, semana, mes**. **Tareas** (Ctrl+4; *To Do*): actividades pendientes con **asunto, fecha de inicio y vencimiento, prioridad, estado, % completado y recordatorio**; un mensaje se puede convertir en tarea (arrastrar el mensaje o usar la marca). Las **notas** guardan textos breves. ### 27.27.7.27.7.2 – Atajos de teclado de Outlook #### 27.7.2Atajos de teclado de Outlook Atajos para cambiar de módulo, crear y enviar mensajes, responder, reenviar, buscar y eliminar. Atajos de Outlook | **Atajo** | **Acción** | |---|---| | Ctrl+1 / Ctrl+2 / Ctrl+3 / Ctrl+4 | Ir a Correo / Calendario / Personas / Tareas | | Ctrl+Mayús+M | Mensaje nuevo | | Ctrl+Intro o Alt+E | Enviar el mensaje | | Ctrl+R | Responder | | Ctrl+Mayús+R | Responder a todos | | Ctrl+F | Reenviar | | F9 | Enviar y recibir | | Ctrl+E o F3 | Buscar | | Supr | Eliminar el elemento | | Mayús+Supr | Eliminar definitivamente | | Ctrl+Z | Deshacer | | Ctrl+P | Imprimir | | Ctrl+K | Comprobar nombres de destinatarios | | F7 | Ortografía | | Ctrl+Mayús+B | Abrir la libreta de direcciones | | Ctrl+Mayús+C | Nuevo contacto | | Alt+Intro | Propiedades del elemento | | Tab / Mayús+Tab | Pasar entre campos del mensaje | Los atajos de formato de texto (negrita, cursiva, subrayado) del editor de mensajes son los de Word; en la versión en español son Ctrl+N, Ctrl+K y Ctrl+S (por esto, en español Ctrl+K del cuadro de mensaje es cursiva, y *Comprobar nombres* usa Alt+K; algunos atajos pueden variar según la versión). ## 27.G – Glosario - **Correo electrónico**: Servicio de internet para enviar y recibir mensajes entre buzones identificados por una dirección usuario@dominio. - **SMTP**: Protocolo de envío de correo y de transferencia entre servidores. - **POP3 / IMAP**: Protocolos de recepción: POP3 descarga los mensajes; IMAP los sincroniza con el servidor. - **Cc / Cco**: Con copia (visible para todos) / con copia oculta (invisible para el resto). - **Responder a todos**: Responde al remitente y a todos los destinatarios de Para y Cc. - **Regla de mensaje**: Acción automática que aplica Outlook a los mensajes que cumplen condiciones. - **Libreta de direcciones**: Directorio de contactos y de la organización para elegir destinatarios. - **Lista global de direcciones (GAL)**: Directorio corporativo de usuarios y listas de la organización. - **Grupo de contactos**: Lista de distribución para enviar un mensaje a varias personas a la vez. - **Archivo .pst / .ost**: Archivos de datos de Outlook: carpetas personales y caché sin conexión. - **Phishing**: Correo fraudulento que suplanta a una entidad para robar datos. - **Respuestas automáticas**: Mensaje de ausencia que se envía automáticamente a quien escribe. ## Fuentes - LOPGD (artículos citados: 5, 88)