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title: "Tema 26 – Bases de datos: Access"
temario: "Auxiliar Administrativo del Estado (ingreso libre)"
tema: 26
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language: es-ES
programa_oficial: BOE-A-2025-26262
keywords: [Access, base de datos, tablas, consultas, formularios, informes, relaciones, tema 26 auxiliar administrativo]
source: Elaboración propia a partir del texto consolidado de las normas en boe.es
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# Tema 26 – Bases de datos: Access

*Auxiliar Administrativo del Estado (ingreso libre)* · https://auxiliar-administrativo.com/temario/tema-26-base-de-datos-access/

## 26.26.1 – Access 365: conceptos y entorno

26.1

Sección 1 de 8

Access 365: conceptos y entorno

Cifras, plazos y conceptos clave

2 GB


### 26.26.1.26.1.1 – Bases de datos y modelo relacional

#### 26.1.1Bases de datos y modelo relacional

Una base de datos es un conjunto organizado de datos; en el modelo relacional se guardan en tablas relacionadas entre sí mediante claves.

Una **base de datos** es un conjunto organizado de **datos** relacionados, almacenados de forma estructurada para su consulta y actualización. El **sistema gestor de bases de datos (SGBD)** es el software que permite crearla, mantenerla y consultarla (Access, MySQL, SQL Server, Oracle). **Access** es el SGBD relacional de escritorio de Microsoft 365.

En el **modelo relacional** los datos se guardan en **tablas** (también llamadas **entidades** o relaciones):

- **Campo** (columna): cada atributo (Nombre, DNI, Fecha de nacimiento).
- **Registro** (fila o tupla): el conjunto de campos de un elemento.
- **Clave principal (primaria)**: campo o conjunto de campos que **identifica de forma única** cada registro; no admite duplicados ni valores nulos.
- **Clave externa (foránea)**: campo de una tabla que referencia la clave primaria de otra y crea la **relación** entre ambas.
- **Índice**: estructura que acelera las búsquedas y ordenaciones.

Ventajas de una base de datos frente a una hoja de cálculo: **evita la redundancia**, garantiza la **integridad** y **consistencia** de los datos, permite el acceso **simultáneo** de varios usuarios y consultas complejas. La **normalización** (1FN, 2FN, 3FN) organiza las tablas para eliminar la redundancia y las anomalías de actualización.


### 26.26.1.26.1.2 – Objetos de Access y su interfaz

#### 26.1.2Objetos de Access y su interfaz

Tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos; el Panel de navegación los lista y la cinta agrupa los comandos.

Una base de datos de Access (archivo **.accdb**; el formato antiguo es **.mdb**; el compilado, **.accde**) contiene estos **objetos**:

Objetos de una base de datos Access
| **Objeto** | **Función** |
|---|---|

| **Tablas** | Almacenan los datos |
|---|---|
| **Consultas** | Seleccionan, filtran, calculan y modifican datos de una o varias tablas |
|---|---|
| **Formularios** | Interfaz para introducir, ver y editar datos |
|---|---|
| **Informes** | Presentan datos con formato para ver o imprimir |
|---|---|
| **Macros** | Automatizan acciones sin programar |
|---|---|
| **Módulos** | Código VBA (Visual Basic para Aplicaciones) |
|---|---|

La **ventana** incluye: **Panel de navegación** (lista los objetos por tipo; se muestra y oculta con F11), **cinta de opciones** (pestañas **Archivo, Inicio, Crear, Datos externos, Herramientas de base de datos, Ayuda**, y contextuales de Diseño), **pestañas de documentos** y **barra de estado** con los botones de **vista**. Para **crear** una base: *Archivo → Nuevo* (en blanco o con plantilla); para **crear objetos**, la pestaña **Crear**.

Las **vistas** disponibles: **Hoja de datos** (la tabla como cuadrícula), **Diseño** (estructura), **Formulario**, **Presentación** (ajustar un formulario o informe viendo datos), **Informe** y **Vista preliminar**. Al abrir una base con macros, Access muestra una **advertencia de seguridad** (contenido deshabilitado) hasta que se habilita. **Compactar y reparar** (Herramientas de base de datos) reduce el tamaño del archivo y corrige problemas; conviene hacer **copias de seguridad**. El límite de tamaño de un archivo .accdb es de **2 GB**.


## 26.26.2 – Tablas

26.2

Sección 2 de 8

Tablas

Cifras, plazos y conceptos clave

255


### 26.26.2.26.2.1 – Diseño de tablas y tipos de datos

#### 26.2.1Diseño de tablas y tipos de datos

En la vista Diseño se definen campos, tipos de datos y propiedades; el tipo determina qué puede almacenar el campo.

Una **tabla** se crea en vista **Diseño** (nombre del campo, **tipo de datos**, descripción y propiedades) o en vista Hoja de datos. Cada campo tiene un tipo:

Tipos de datos en Access
| **Tipo** | **Almacena** |
|---|---|

| **Texto corto** | Texto y números no operables, hasta **255** caracteres (nombre, DNI, teléfono) |
|---|---|
| **Texto largo** (antes Memo) | Texto extenso, hasta 1 GB |
|---|---|
| **Número** | Valores numéricos para cálculos (byte, entero, entero largo, simple, doble, decimal) |
|---|---|
| **Fecha/Hora** | Fechas y horas |
|---|---|
| **Moneda** | Valores monetarios con precisión fija |
|---|---|
| **Autonumeración** | Número secuencial o aleatorio que Access asigna a cada registro; ideal para claves primarias |
|---|---|
| **Sí/No** | Valores lógicos (casilla de verificación) |
|---|---|
| **Objeto OLE / Datos adjuntos** | Imágenes, documentos y otros archivos |
|---|---|
| **Hipervínculo** | Direcciones web o rutas |
|---|---|
| **Calculado** | Resultado de una expresión con otros campos |
|---|---|
| **Asistente para búsquedas** | Lista de valores o de otra tabla (cuadro combinado) |
|---|---|

**Propiedades de campo** más importantes: **Tamaño del campo**, **Formato**, **Lugares decimales**, **Máscara de entrada** (patrón de escritura, como 000-0000), **Título**, **Valor predeterminado**, **Regla de validación** (condición que debe cumplirse, p. ej. >=0) y **Texto de validación** (mensaje de error), **Requerido** (no admite nulos), **Permitir longitud cero** e **Indexado** (con o sin duplicados).

La **clave principal** se define con el botón *Clave principal*; con **varios campos** se llama clave compuesta. Todas las tablas deben tener una clave principal.


### 26.26.2.26.2.2 – Trabajo en la hoja de datos

#### 26.2.2Trabajo en la hoja de datos

Introducir, editar, buscar, ordenar y filtrar registros; el registro se guarda al cambiar de fila.

En la **hoja de datos** se introducen y editan los datos. Un registro se **guarda automáticamente** al pasar a otro registro (no hay que guardar como en Excel). Las **filas** son registros y las **columnas** campos; el registro nuevo está al final (*). Funciones: **ordenar** ascendente/descendente, **filtrar** (por selección, por formulario, avanzado), **buscar y reemplazar**, **fila de totales**, **ocultar o inmovilizar columnas**, y **navegar** con los botones de registro (primero, anterior, siguiente, último, nuevo). El campo **Autonumeración** no se puede modificar. Un **valor eliminado** no se puede recuperar con *Deshacer* si se confirma la eliminación del registro.


## 26.26.3 – Relaciones

26.3

Sección 3 de 8

Relaciones

Cifras, plazos y conceptos clave

Uno a uno (1:1)Uno a varios (1:N)


### 26.26.3.26.3.1 – Tipos de relaciones e integridad referencial

#### 26.3.1Tipos de relaciones e integridad referencial

Uno a uno, uno a varios y varios a varios (con tabla intermedia); la integridad referencial evita registros huérfanos.

Las **relaciones** se definen en la ventana **Relaciones** (Herramientas de base de datos → Relaciones), arrastrando el campo de una tabla sobre el de la otra.

Tipos de relación
| **Tipo** | **Descripción** | **Ejemplo** |
|---|---|---|

| **Uno a uno (1:1)** | A cada registro de A corresponde **un solo** registro de B | Empleado — Datos de seguridad social |
|---|---|---|
| **Uno a varios (1:N)** | Un registro de A se relaciona con **varios** de B; el más habitual | Un departamento — muchos empleados |
|---|---|---|
| **Varios a varios (N:M)** | Varios de A con varios de B; se resuelve con una **tabla intermedia** con dos relaciones 1:N | Alumnos — Asignaturas |
|---|---|---|

En una relación 1:N, la tabla del lado «uno» (**principal**) tiene la **clave principal** y la del lado «varios» (**relacionada**) la **clave externa**.

La **integridad referencial** garantiza que no se pueda introducir en la tabla relacionada un valor de clave externa que no exista en la principal, ni eliminar un registro principal que tenga registros relacionados. Con **actualizar en cascada** los cambios de la clave principal se propagan a las relacionadas, y con **eliminar en cascada** al borrar el registro principal se borran los relacionados. Los **tipos de combinación** (en consultas) son **interna** (solo coincidencias), **externa izquierda** y **externa derecha** (todos los de una tabla).


## 26.26.4 – Consultas

26.4

Sección 4 de 8

Consultas


### 26.26.4.26.4.1 – Tipos de consultas y vista Diseño

#### 26.4.1Tipos de consultas y vista Diseño

Las consultas de selección muestran datos; las de acción los modifican; se crean en la vista Diseño con la cuadrícula de criterios.

Una **consulta** extrae y manipula datos de una o varias tablas (o de otras consultas) y se guarda como objeto; no almacena datos propios, sino la definición. Se crean con el **Asistente** o en **Vista Diseño**.

Tipos de consultas
| **Tipo** | **Función** |
|---|---|

| **Selección** | Recupera y muestra datos según criterios; permite calcular totales |
|---|---|
| **Parámetros** | Pide el criterio al ejecutarse ([Introduzca la ciudad]) |
|---|---|
| **Referencias cruzadas** | Resume datos en filas y columnas, como una tabla dinámica |
|---|---|
| **Creación de tabla** | Crea una tabla nueva con el resultado |
|---|---|
| **Anexar** | Añade registros a una tabla existente |
|---|---|
| **Actualización** | Modifica valores de campos de varios registros |
|---|---|
| **Eliminación** | Elimina registros que cumplan un criterio |
|---|---|
| **Buscar duplicados / no coincidentes** | Asistentes para localizar repetidos o huérfanos |
|---|---|

La **cuadrícula de diseño** tiene las filas **Campo, Tabla, Orden, Mostrar y Criterios / O**. Los criterios en la **misma fila** se combinan con **Y**; en **filas distintas** (fila *O*), con **O**. Una consulta puede incluir **campos calculados** (Total: [Cantidad]*[Precio]) y **totales** (Agrupar por, Suma, Promedio, Cuenta, Mín, Máx, Primero, Último, Dónde).


### 26.26.4.26.4.2 – Criterios y SQL

#### 26.4.2Criterios y SQL

Operadores de criterio (=, <>, Entre, En, Como, Es Nulo…) y lenguaje SQL: SELECT, FROM, WHERE, GROUP BY, ORDER BY.

Criterios habituales en consultas
| **Criterio** | **Significado** |
|---|---|

| "Madrid" | Igual al texto indicado |
| <>"Madrid" | Distinto de |
| >100 / >=100 | Mayor que / mayor o igual |
| Entre 10 Y 20 | En el intervalo (ambos incluidos) |
| En ("A";"B";"C") | Igual a alguno de la lista |
| Como "A*" | Empieza por A (* = cualquier número de caracteres; ? = un carácter) |
| Es Nulo / No es Nulo | Campo vacío / con dato |
| Fecha() | Fecha actual |
| >=#01/01/2026# | Fecha (se escribe entre almohadillas) |
| No "Madrid" | Negación |

El lenguaje de consultas es **SQL** (*Structured Query Language*). Una consulta en la vista **SQL**:

SELECT Nombre, Salario FROM Empleados WHERE Salario > 1500 ORDER BY Nombre;

Sentencias SQL básicas
| **Sentencia** | **Función** |
|---|---|

| SELECT … FROM … WHERE … | Consultar datos que cumplan una condición |
| GROUP BY … HAVING … | Agrupar y filtrar grupos |
| ORDER BY … ASC o DESC | Ordenar |
| INSERT INTO … VALUES … | Insertar registros |
| UPDATE … SET … WHERE … | Actualizar registros |
| DELETE FROM … WHERE … | Eliminar registros |
| JOIN (INNER, LEFT, RIGHT) | Combinar tablas |
| COUNT, SUM, AVG, MIN, MAX | Funciones de agregado |

Precaución: las consultas de **acción** modifican datos; conviene hacer **copia de seguridad** y revisar antes con la vista **Hoja de datos**.


## 26.26.5 – Formularios

26.5

Sección 5 de 8

Formularios


### 26.26.5.26.5.1 – Creación y controles

#### 26.5.1Creación y controles

Los formularios facilitan la introducción y consulta de datos registro a registro; se componen de controles ligados a campos.

Un **formulario** es una interfaz para **ver, introducir y modificar** datos de forma más cómoda y controlada que la hoja de datos. Se crean desde **Crear → Formulario** (formulario automático del origen seleccionado), **Formulario dividido** (hoja de datos y formulario), **Varios elementos**, **Hoja de datos**, **Asistente para formularios** o **Diseño de formulario**. Su **origen de datos** es una tabla o consulta.

Controles de formulario
| **Control** | **Uso** |
|---|---|

| **Cuadro de texto** | Mostrar o introducir un valor de un campo o expresión |
|---|---|
| **Etiqueta** | Texto descriptivo |
|---|---|
| **Cuadro combinado** | Lista desplegable con posibilidad de escribir |
|---|---|
| **Cuadro de lista** | Lista de valores visibles |
|---|---|
| **Casilla de verificación / botón de opción / grupo de opciones** | Valores Sí/No o excluyentes |
|---|---|
| **Botón de comando** | Ejecuta una acción (abrir formulario, cerrar, guardar) |
|---|---|
| **Subformulario** | Formulario incrustado con datos relacionados (1:N) |
|---|---|
| **Imagen, línea, rectángulo, pestañas** | Elementos de presentación |
|---|---|

Un control **dependiente** está enlazado a un campo; uno **independiente** no; y uno **calculado** muestra una expresión. Las **propiedades** (Hoja de propiedades, F4) controlan formato, datos, eventos y otras opciones (por ejemplo, *Permitir ediciones*, *Entrada de datos*, *Orden de tabulación*). El **Asistente** y los **cuadros combinados** reducen errores. Los **formularios** pueden tener **filtros**, **ordenaciones** y **búsquedas**.


## 26.26.6 – Informes

26.6

Sección 6 de 8

Informes


### 26.26.6.26.6.1 – Creación y secciones

#### 26.6.1Creación y secciones

Los informes presentan y resumen datos con formato para imprimir o exportar; se estructuran en secciones y admiten agrupación y totales.

Un **informe** presenta los datos con **formato para su lectura o impresión**; no permite editar los datos. Se crean desde **Crear → Informe** (automático), **Asistente para informes**, **Diseño de informe**, **Informe en blanco** o **Etiquetas**. Se puede **agrupar** por campos, **ordenar**, calcular **totales** (suma, promedio, recuento) por grupo y al final, y aplicar formato condicional.

Secciones de un informe
| **Sección** | **Contenido** |
|---|---|

| **Encabezado de informe** | Aparece una sola vez al inicio (título, logotipo) |
|---|---|
| **Encabezado de página** | Se repite en cada página (rótulos de columna) |
|---|---|
| **Encabezado de grupo** | Al inicio de cada grupo |
|---|---|
| **Detalle** | Cada registro |
|---|---|
| **Pie de grupo** | Totales del grupo |
|---|---|
| **Pie de página** | Número de página, fecha |
|---|---|
| **Pie de informe** | Totales generales al final |
|---|---|

Las **vistas** son **Informe** (ver y filtrar en pantalla), **Presentación** (ajustar el diseño con datos), **Diseño** (estructura) y **Vista preliminar** (como se imprimirá). Se pueden **exportar a PDF** o a Word y Excel. Las **etiquetas** permiten crear etiquetas postales a partir de una tabla.


## 26.26.7 – Importación, vinculación y exportación de datos

26.7

Sección 7 de 8

Importación, vinculación y exportación de datos


### 26.26.7.26.7.1 – Importar y vincular

#### 26.7.1Importar y vincular

Importar copia los datos a Access; vincular los deja en el origen y los muestra como tabla vinculada que refleja los cambios.

La pestaña **Datos externos** permite intercambiar información con otras fuentes.

Importar frente a vincular
| **Operación** | **Qué hace** | **Cuándo usarla** |
|---|---|---|

| **Importar** | **Copia** los datos del origen en una nueva tabla de Access; después son independientes | Cuando los datos no van a cambiar en el origen |
|---|---|---|
| **Vincular** | Crea una **tabla vinculada** (icono con flecha) que **conecta** con el origen sin copiar los datos; los cambios se reflejan en ambos | Cuando el origen se actualiza y otros lo usan |
|---|---|---|

Orígenes admitidos: **Excel**, **archivos de texto o CSV** (delimitados o de ancho fijo), otra base de **Access**, **XML**, **ODBC** (bases de datos como SQL Server), **SharePoint**, **Outlook** y HTML. Los **asistentes** guían: elegir origen, destino, indicar si la **primera fila contiene los nombres de campo**, tipo de dato de cada campo, clave principal, y **guardar los pasos de la importación** para repetirla. Si el origen es una hoja de Excel, los datos deben estar **ordenados en columnas homogéneas**. Con las tablas vinculadas se usa el **Administrador de tablas vinculadas** para **actualizar** o cambiar el origen.


### 26.26.7.26.7.2 – Exportar

#### 26.7.2Exportar

Los datos de tablas, consultas, formularios e informes se pueden exportar a Excel, texto, PDF, XML, Word, Access y otros.

Desde **Datos externos → Exportar** se envía un objeto a: **Excel** (.xlsx), **archivo de texto** (.txt, .csv), **PDF o XPS**, **XML**, **Word** (combinar correspondencia o texto enriquecido), **Access** (otra base de datos), **ODBC**, **HTML** y SharePoint, y se pueden **guardar los pasos** de la exportación. Las **consultas** se exportan con el resultado visible. También se puede **copiar y pegar** registros entre Access y Excel.


## 26.26.8 – Atajos de teclado de Access

26.8

Sección 8 de 8

Atajos de teclado de Access


### 26.26.8.26.8.1 – Atajos más usados

#### 26.8.1Atajos más usados

F11 muestra el Panel de navegación; F2 edita; F4 abre la hoja de propiedades; Ctrl+; inserta la fecha; Mayús+Intro guarda el registro.

Atajos en Access
| **Atajo** | **Acción** |
|---|---|

| F11 | Mostrar u ocultar el Panel de navegación |
| F1 | Ayuda |
| F2 | Alternar entre modo editar y modo navegar en un campo |
| F4 | Abrir u ocultar la hoja de propiedades (vista Diseño) |
| F5 | Ir al número de registro indicado |
| F6 | Cambiar entre paneles de la ventana |
| F7 | Ortografía |
| F9 | Actualizar los datos (recalcular) |
| F12 | Guardar como |
| Tab / Mayús+Tab | Siguiente / anterior campo |
| Mayús+Intro | Guardar el registro actual |
| Esc | Deshacer el cambio del campo (una vez) o del registro (dos veces) |
| Ctrl+; / Ctrl+Mayús+: | Insertar la fecha / hora actuales |
| Ctrl+' | Copiar el valor del mismo campo del registro anterior |
| Ctrl++ | Nuevo registro |
| Ctrl+- | Eliminar el registro actual |
| Mayús+Espacio | Seleccionar el registro |
| Ctrl+Z / Ctrl+Y | Deshacer / Rehacer |
| Ctrl+C / Ctrl+X / Ctrl+V | Copiar / Cortar / Pegar |
| Ctrl+B / Ctrl+L | Buscar / Reemplazar (versión en español) |
| Ctrl+P | Imprimir |
| Alt+F4 | Cerrar Access |
| Ctrl+Inicio / Ctrl+Fin | Primer / último campo del primer / último registro |


## 26.G – Glosario

- **SGBD**: Sistema gestor de bases de datos: software para crear y administrar bases de datos.
- **Tabla / registro / campo**: Estructura de filas (registros) y columnas (campos) que almacena los datos.
- **Clave principal**: Campo que identifica de forma única cada registro de una tabla.
- **Clave externa**: Campo que referencia la clave principal de otra tabla.
- **Integridad referencial**: Reglas que impiden registros huérfanos en tablas relacionadas.
- **Consulta de selección**: Consulta que recupera datos según criterios sin modificarlos.
- **Consulta de acción**: Consulta que modifica datos: crear tabla, anexar, actualizar, eliminar.
- **Formulario**: Interfaz para ver, introducir y modificar datos.
- **Informe**: Presentación formateada de datos para imprimir o exportar.
- **SQL**: Lenguaje estándar de consulta de bases de datos relacionales.
- **Importar / vincular**: Importar copia los datos a Access; vincular los mantiene en el origen.
- **Autonumeración**: Tipo de dato que asigna un número único a cada registro nuevo.