--- title: "Tema 19 – Documento, registro y archivo" temario: "Auxiliar Administrativo del Estado (ingreso libre)" tema: 19 url: https://auxiliar-administrativo.com/temario/tema-19-documento-registro-y-archivo/ canonical: https://auxiliar-administrativo.com/temario/tema-19-documento-registro-y-archivo/ site: https://auxiliar-administrativo.com/ language: es-ES programa_oficial: BOE-A-2025-26262 keywords: [documento administrativo, registro, archivo, clases de archivos, ordenación de documentos, tema 19 auxiliar administrativo] source: Elaboración propia a partir del texto consolidado de las normas en boe.es --- # Tema 19 – Documento, registro y archivo *Auxiliar Administrativo del Estado (ingreso libre)* · https://auxiliar-administrativo.com/temario/tema-19-documento-registro-y-archivo/ ## 19.19.1 – El documento 19.1 Sección 1 de 4 El documento Cifras, plazos y conceptos clave De los ciudadanosseis meses ### 19.19.1.19.1.1 – Concepto y elementos #### 19.1.1Concepto y elementos Toda expresión en lenguaje natural o convencional, gráfica, sonora o en imagen, recogida en cualquier soporte; los documentos públicos administrativos son los válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones. Para la art. 49 LPHE, se entiende por **documento** toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, **incluso los soportes informáticos**. El art. 2 RSEA define el **documento de archivo** como el ejemplar, en cualquier tipo de soporte, testimonio de las actividades y funciones de las personas físicas y jurídicas, públicas o privadas. Son **documentos públicos administrativos** los válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas, que se emiten por escrito, a través de medios electrónicos, salvo que su naturaleza exija otra forma de expresión y constancia (art. 26.1 LPACAP). Para ser válidos, los **documentos electrónicos administrativos** deben (art. 26.2 LPACAP): - contener información de cualquier naturaleza archivada en un soporte electrónico según un **formato determinado** susceptible de identificación y tratamiento diferenciado; - disponer de **datos de identificación** que permitan su individualización; - incorporar una **referencia temporal** del momento de su emisión; - incorporar los **metadatos mínimos** exigidos; - incorporar las **firmas electrónicas** que correspondan. No requieren firma electrónica los documentos publicados con carácter meramente informativo ni los que no formen parte de un expediente, aunque se debe identificar su origen (art. 26.3 LPACAP). El art. 46 REAE define el **documento administrativo electrónico** y permite sustituir su entrega por los datos necesarios para acceder a él por medios electrónicos. ### 19.19.1.19.1.2 – Clases de documentos administrativos #### 19.1.2Clases de documentos administrativos Documentos de decisión, de transmisión, de constancia, de juicio y de los ciudadanos. La doctrina clasifica los documentos administrativos según su función: - **De decisión**: contienen una declaración de voluntad de la Administración: resoluciones, acuerdos, órdenes, decretos, reales decretos. - **De transmisión**: comunican actos o informaciones: **notificaciones**, comunicaciones, oficios, requerimientos, avisos, publicaciones en diarios oficiales. - **De constancia**: acreditan hechos o actos: **actas**, certificados, diligencias, registros, informes de constancia. - **De juicio**: contienen una valoración técnica o jurídica: informes, dictámenes, propuestas. - **De los ciudadanos**: instancias o solicitudes, alegaciones, recursos, declaraciones responsables y comunicaciones. En la práctica un documento puede tener rasgos de varias clases. Lo relevante es que el **expediente administrativo** es el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución, así como las diligencias para ejecutarla; tiene formato electrónico, se forma por agregación ordenada de documentos y lleva un **índice numerado** (art. 70 LPACAP). El foliado se hace mediante un **índice electrónico autenticado** que garantiza la integridad, firmado por el titular del órgano o sellado electrónicamente si el expediente se forma de manera automática (art. 51 REAE). ### 19.19.1.19.1.3 – Copias auténticas y conservación #### 19.1.3Copias auténticas y conservación La copia auténtica tiene la misma validez y eficacia que el original; los originales en papel digitalizados se devuelven o se conservan seis meses. Cada Administración determina los órganos competentes para expedir **copias auténticas**. Tienen tal consideración las realizadas, cualquiera que sea su soporte, por los órganos competentes en las que quede garantizada la identidad del órgano que ha realizado la copia y su contenido, con la **misma validez y eficacia que los originales** (art. 27 LPACAP; art. 47 REAE). Las copias auténticas de documentos privados surten solo efectos administrativos, y las realizadas por una Administración valen en las demás (art. 27.1 LPACAP). Los documentos presentados en papel se **digitalizan** en la oficina de asistencia en materia de registros y se devuelven al interesado, salvo los supuestos en que la norma determine su custodia o no sean susceptibles de digitalización (art. 16.5 LPACAP). Los que no puedan devolverse en el momento se conservan a disposición del interesado **seis meses** (salvo plazo mayor reglamentario) antes de su destrucción, que se hará de acuerdo con las competencias del Ministerio de Cultura o del órgano autonómico competente y nunca respecto de documentos con valor histórico, artístico u otro relevante (art. 53 REAE). Los documentos electrónicos que contengan actos que afecten a derechos o intereses de particulares deben conservarse en soportes que aseguren la identidad e integridad de la información (art. 46 LRJSP). ## 19.19.2 – El registro 19.2 Sección 2 de 4 El registro Cifras, plazos y conceptos clave cómputo de plazostodos los días del año, las 24 horas ### 19.19.2.19.2.1 – Concepto y clases de registro #### 19.2.1Concepto y clases de registro Instrumento público en el que se hace constar la entrada y la salida de documentos; da fe de la fecha de presentación y permite el cómputo de plazos. El **registro** es el instrumento en el que se hace el **asiento de todo documento** presentado o recibido en un órgano administrativo, organismo o entidad vinculada o dependiente, y en el que también se anota la **salida** de los documentos oficiales dirigidos a otros órganos o particulares (art. 16.1 LPACAP). Distingue, por tanto, entre **registro de entrada** y **registro de salida**. Cada Administración dispone de un **Registro Electrónico General**; los organismos públicos vinculados o dependientes pueden tener el suyo, plenamente interoperable e interconectado con el general. Las disposiciones de creación se publican en el diario oficial y especifican el órgano responsable, la fecha y hora oficial y los días inhábiles (art. 16.1 LPACAP). En la AGE, el Registro Electrónico General es gestionado por el Ministerio de Política Territorial y Función Pública, y se configura como el conjunto agregado de los asientos de las unidades registrales, de las aplicaciones de procedimientos específicos y del servicio para solicitudes sin modelo normalizado; sus anotaciones tienen **plena eficacia y validez para todas las Administraciones** (art. 38 REAE). Los registros admiten documentos electrónicos normalizados y cualquier solicitud, escrito o comunicación dirigido a cualquier Administración (art. 37 REAE); todos deben ser **interoperables** mediante el Sistema de Interconexión de Registros (art. 60 REAE). ### 19.19.2.19.2.2 – Funciones del registro y garantías #### 19.2.2Funciones del registro y garantías Constancia de la presentación, recibo, orden temporal, remisión a los destinatarios y certeza en el cómputo de plazos. Funciones del registro: - **Dejar constancia** fehaciente de la fecha y hora de presentación o recepción de los documentos. - **Identificar** el documento, su remitente y su destinatario, y asegurar la **trazabilidad**. - Emitir un **recibo** acreditativo, que permite al ciudadano probar la presentación. - **Cursar sin dilación** los documentos a los destinatarios y unidades correspondientes (art. 16.2 LPACAP). - Servir de base para el **cómputo de plazos**. Cada asiento hace constar un **número**, un epígrafe expresivo de su naturaleza, la fecha y hora de presentación, la identificación del interesado, el órgano remitente, en su caso, la persona u órgano al que se envía y, en su caso, la referencia al contenido; además se emite automáticamente un **recibo** consistente en una copia autenticada del documento con fecha, hora y número de entrada (art. 16.3 LPACAP). Los asientos se anotan respetando el **orden temporal** (art. 16.2 LPACAP). El registro electrónico funciona **todos los días del año, las 24 horas**; la presentación en día inhábil se entiende realizada en la primera hora del primer día hábil siguiente, y la fecha y hora efectiva de presentación marca el inicio del cómputo de los plazos de la Administración (art. 31 LPACAP). ### 19.19.2.19.2.3 – Lugares de presentación y oficinas de asistencia #### 19.2.3Lugares de presentación y oficinas de asistencia Registro electrónico, oficinas de Correos, representaciones diplomáticas, oficinas de asistencia en materia de registros y otros previstos; la presentación presencial se digitaliza. Los documentos dirigidos a las Administraciones pueden presentarse (art. 16.4 LPACAP): - en el **registro electrónico** de la Administración u organismo al que se dirijan, o en los de cualquiera de los sujetos del art. 2.1; - en las **oficinas de Correos**, en la forma reglamentaria; - en las **representaciones diplomáticas u oficinas consulares** de España en el extranjero; - en las **oficinas de asistencia en materia de registros**; - en cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes. Las **oficinas de asistencia en materia de registros** de la AGE tienen naturaleza de órgano administrativo y realizan funciones como la digitalización de los escritos en papel y su anotación en el registro electrónico, la anotación de asientos de salida, la **emisión del recibo**, la expedición de copias electrónicas auténticas, la información en materia de identificación y firma electrónica y la práctica de notificaciones por comparecencia (art. 40 REAE). Las Administraciones deben hacer pública y mantener actualizada la relación de estas oficinas (art. 16.7 LPACAP). Quienes no estén obligados a relacionarse electrónicamente pueden presentar sus documentos de forma presencial; los **sujetos obligados** del art. 14 LPACAP han de hacerlo por medios electrónicos. ## 19.19.3 – El archivo 19.3 Sección 3 de 4 El archivo Cifras, plazos y conceptos clave cuarenta añoscien años25 años desde la muerte50 años ### 19.19.3.19.3.1 – Concepto y funciones del archivo #### 19.3.1Concepto y funciones del archivo Conjuntos orgánicos de documentos reunidos al servicio de la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa; también las instituciones que los custodian. Son **archivos** los conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por personas jurídicas públicas o privadas en el ejercicio de sus actividades, **al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa**; también lo son las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden esos conjuntos (art. 59.1 LPHE). El art. 2 RSEA recoge ambos sentidos: el conjunto orgánico de documentos y las entidades que los reúnen, conservan, organizan, describen y difunden. Forman el **Patrimonio Documental** los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos por organismos públicos y por gestores de servicios públicos; los de más de **cuarenta años** de entidades políticas, sindicales, religiosas o culturales y educativas privadas; y los de más de **cien años** de otras entidades o personas (art. 49 LPHE). Funciones de los archivos del sistema en todas las fases del ciclo vital (art. 14 RSEA): garantizar el **acceso** de los ciudadanos a los documentos públicos; facilitar a las unidades productoras el acceso a sus documentos; darles el **tratamiento técnico archivístico** (identificación, clasificación, descripción, conservación); atender a los **calendarios de conservación**; y colaborar en programas de digitalización y descripción. Quien tiene a su cargo documentos públicos debe entregarlos al cesar al que le sustituya o remitirlos al archivo que corresponda (art. 54 LPHE). ### 19.19.3.19.3.2 – El archivo electrónico único y la conservación #### 19.3.2El archivo electrónico único y la conservación Cada Administración mantiene un archivo electrónico único con los documentos de procedimientos finalizados, con garantías de autenticidad, integridad y conservación. Cada Administración mantendrá un **archivo electrónico único** de los documentos electrónicos correspondientes a procedimientos finalizados. Los documentos se conservarán en un formato que garantice **autenticidad, integridad y conservación**, con posibilidad de traslado a otros formatos, y su eliminación debe estar autorizada conforme a la normativa (art. 17 LPACAP). Los soportes han de cumplir el Esquema Nacional de Seguridad (art. 17.3 LPACAP; art. 46 LRJSP). El art. 55 REAE define el archivo electrónico único como el conjunto de sistemas y servicios que sustenta la gestión, custodia y recuperación de los documentos y expedientes electrónicos, así como de otras agrupaciones documentales, una vez finalizados los procedimientos; en el de la AGE serán accesibles los documentos del sector público estatal en los plazos que determine la **Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos**. ### 19.19.3.19.3.3 – Valoración, eliminación y acceso #### 19.3.3Valoración, eliminación y acceso La eliminación exige autorización y dictamen de la Comisión Superior Calificadora; el acceso es libre salvo las limitaciones legales; el silencio es positivo. La **valoración y eliminación** de documentos está sujeta a reglas estrictas: las propuestas de eliminación o conservación permanente se elevan al dictamen preceptivo de la **Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos** (art. 15 RSEA), a la que corresponde estudiar la calificación y utilización de los documentos de la Administración del Estado, su integración en los archivos y su régimen de acceso (art. 58 LPHE). La exclusión o eliminación de documentos públicos debe ser autorizada por la Administración competente, y en ningún caso pueden destruirse mientras subsista su **valor probatorio** de derechos y obligaciones (art. 55 LPHE). **Acceso.** Los ciudadanos tienen derecho de acceso a los archivos y registros administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas (art. 105 CE). Los documentos son de libre acceso, salvo las limitaciones de la Constitución y las leyes: son de **acceso restringido** los clasificados como secretos oficiales, los que pongan en riesgo la seguridad y defensa del Estado o la investigación de delitos, los reservados por ley y los que contengan datos personales (art. 26 RSEA). Los documentos con datos personales de carácter policial, procesal, clínico u otro que afecte a la intimidad no pueden consultarse sin consentimiento expreso o hasta que pasen **25 años desde la muerte** de la persona (o **50 años** desde la fecha del documento si se desconoce) (art. 57.1 LPHE). La solicitud de acceso se dirige al responsable del archivo, con un modelo normalizado; **no es necesario motivarla** (art. 24 RSEA); se resuelve en el plazo máximo de **un mes** (ampliable por otro) y, transcurrido sin resolución expresa, se entiende **estimada** (art. 30 RSEA). ## 19.19.4 – Clases de archivo y criterios de ordenación 19.4 Sección 4 de 4 Clases de archivo y criterios de ordenación ### 19.19.4.19.4.1 – Clases de archivo #### 19.4.1Clases de archivo Por el ciclo vital (de gestión, central, intermedio e histórico), por su titularidad (público o privado) y por su ámbito. **Por el ciclo vital** de los documentos, los archivos de la AGE se clasifican en cuatro clases (art. 8 RSEA): - **Archivos de oficina o de gestión** (art. 9 RSEA): existentes en todos los órganos y unidades, custodian los documentos en **fase de tramitación** o de consulta continua; funciones: apoyar la gestión, acreditar actuaciones, organizar los documentos y transferirlos al archivo central. - **Archivos generales o centrales** (art. 10 RSEA): de cada Ministerio y organismo, custodian los documentos **finalizada su tramitación** y transcurridos los plazos; identifican series, elaboran el cuadro de clasificación, describen fracciones de serie, proponen eliminaciones y transfieren al intermedio. - **Archivo intermedio** (art. 11 RSEA): el **Archivo General de la Administración** (adscrito al Ministerio de Cultura); custodia los documentos una vez finalizada su fase activa y aplica las resoluciones de la Comisión Superior Calificadora. - **Archivos históricos** (art. 12 RSEA): custodian los fondos del patrimonio histórico documental; el **Archivo Histórico Nacional** es el archivo histórico de la AGE. Esta secuencia refleja las tres edades: **activa** (gestión), **semiactiva** (central e intermedio) e **inactiva o histórica**. **Por su titularidad**: archivos públicos (estatales, autonómicos, locales, de otras instituciones) y privados. Los archivos de titularidad estatal están al servicio del acceso de los ciudadanos (art. 62 LPHE). Todos se integran en el **Sistema Español de Archivos** (art. 3 RSEA; art. 66 LPHE); los órganos de coordinación son la Comisión de Archivos de la AGE y el Consejo de Cooperación Archivística (art. 13 RSEA; art. 5 RSEA). ### 19.19.4.19.4.2 – Criterios de ordenación #### 19.4.2Criterios de ordenación Cronológico, alfabético, numérico, alfanumérico, geográfico, por materias o temático, y el orgánico-funcional; en archivística rige el principio de procedencia y respeto al orden original. La **ordenación** es la operación archivística que consiste en establecer secuencias dentro de las categorías de la clasificación. Los sistemas más usuales: - **Cronológico**: por fechas (año, mes, día); el más habitual dentro de una serie. - **Alfabético**: por apellidos, nombres o denominaciones (ordenación onomástica). - **Numérico**: por número de expediente o de orden de entrada en el registro; sencillo, pero exige un índice para localizar. - **Alfanumérico**: combina letras y números (por ejemplo, código de procedimiento + año + número). - **Geográfico o toponímico**: por provincias, municipios o territorios. - **Por materias o temático**: por asuntos, con frecuencia mediante sistemas de clasificación decimal. Para los archivos públicos, antes que la ordenación, se aplica la **clasificación orgánico-funcional**: los documentos se agrupan por el órgano que los produce (**principio de procedencia**) y por la función que desarrollan, conforme al **cuadro de clasificación**, y se mantiene el **orden original** dado por la unidad productora. Los conjuntos de documentos producidos por una unidad en el ejercicio de una misma actividad forman **series documentales**, cuya conservación o eliminación determinan los **calendarios de conservación** (art. 15.3 RSEA). La localización física de cada unidad se identifica con una **signatura topográfica** (estantería, balda, caja) y se describe en **instrumentos de descripción** (inventarios, catálogos, índices) que los archivos deben poner a disposición del público (art. 24 RSEA). ## 19.G – Glosario - **Documento**: Expresión en lenguaje natural o convencional, gráfica, sonora o en imagen, en cualquier soporte, incluidos los informáticos (art. 49 LPHE). - **Copia auténtica**: Copia hecha por órgano competente con garantía de identidad y contenido, con la misma validez que el original (art. 27 LPACAP). - **Expediente administrativo**: Conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución (art. 70 LPACAP). - **Registro electrónico general**: Registro de cada Administración en el que se asientan los documentos presentados o recibidos (art. 16 LPACAP). - **Oficina de asistencia en materia de registros**: Órgano que digitaliza documentos en papel, emite el recibo y asiste en el uso de medios electrónicos (art. 40 REAE). - **Archivo electrónico único**: Conjunto de sistemas y servicios que custodia los documentos de procedimientos finalizados (art. 55 REAE). - **Ciclo vital del documento**: Fases de actividad, semiactividad e inactividad que determinan el tipo de archivo en que se custodia (art. 8 RSEA). - **Serie documental**: Conjunto de documentos producidos por una unidad en el ejercicio de una misma actividad (art. 15 RSEA). ## Fuentes - LPHE (artículos citados: 49, 54, 55, 57.1, 58, 59.1, 62, 66) - RSEA (artículos citados: 2, 3, 5, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 15.3, 24, 26, 30) - LPACAP (artículos citados: 14, 16.1, 16.2, 16.3, 16.4, 16.5, 16.7, 17, 17.3, 26.1, 26.2, 26.3, 27, 27.1, 31, 70) - REAE (artículos citados: 37, 38, 40, 46, 47, 51, 53, 55, 60) - LRJSP (artículos citados: 46) - CE (artículos citados: 105)